Ρέθυμνο, 8 Δεκεμβρίου 2020
Αριθ. Πρωτ. 074
ΑΝΑΚΟΙΝΩΣΗ Νο 23
| ΠΡΟΣ : | Όλους τους Βαθμοφόρους και τα Μέλη Ε.Κ.Σ. της Π.Ε. Δυτικής Κρήτης |
| ΚΟΙΝ : ΣΧΕΤ.: | – κ. Γενικό Έφορο ΣΕΠ – Εφορεία Διοίκησης Γ.Ε, α. Οργανισμός Σ.Ε.Π. (Π.Δ. 71/16.4.2014 – Φ.Ε.Κ. 115Α/12.5.2014) β. Εγκύκλιος Γ.Ε. 18 /18.11.2020 περί ανάδειξης Βαθμοφόρων, Μελών Ε.Κ.Σ. & Μελών Ε.Π.Π., στη Γενική Συνέλευση του Ιδρύματος ΣΕΠ γ. Εγκύκλιος Γ.Ε. 15 /01.10.2020 περί καθορισμού μέτρου Ανάδειξης Βαθμοφόρων, Μελών Ε.Κ.Σ. & Μελών Ε.Π.Π., στη Γενική Συνέλευση του Ιδρύματος ΣΕΠ |
| ΘΕΜΑ: | Σύγκληση 4ου Συνεδρίου Βαθμοφόρων Π.Ε. Δυτικής Κρήτης |
Αγαπητοί μου,
Σε εφαρμογή των διατάξεων των παραπάνω σχετικών συνημμένων και των ισχυόντων περιοριστικών μέτρων κατά της εξάπλωσης της πανδημίας του COVID-19 στη χώρα μας, που έχει θεσπίσει η Πολιτεία, και στα πλαίσια δράσεων της Περιφέρειάς μας, συγκαλούμε το 4ο Συνέδριο Βαθμοφόρων της Π.Ε. Δυτικής Κρήτης, την Κυριακή 20 Δεκεμβρίου 2020 από 10.00 έως 14.30, με τηλεδιάσκεψη και χρήση ηλεκτρονικών και οπτικοακουστικών μέσων, με σκοπό τη μελέτη και εξέταση θεμάτων που μας αφορούν.
Παράλληλα, θα λάβει χώρα και η διαδικασία ανάδειξης επτά (7) Βαθμοφόρων – Εκπροσώπων, και ενός (1) Μέλους Ε.Κ.Κ., ως μέλη της Γενικής Συνέλευσης του Ιδρύματος Σ.Ε.Π. για θητεία δύο ετών, σύμφωνα με τη διαδικασία που ορίζεται από τα παραπάνω σχετικά.
Θέματα – Πρόγραμμα Συνεδρίου
10:00 Έναρξη Συνεδρίου, καλωσόρισμα Π.Ε., ανάδειξη Προεδρείου
10:15 Η Προσκοπική μέθοδος
11:00 Το τμήμα του Προσκοπικού Δικτύου στο Σύστημα
11:45 Διά δράση με την κοινωνία, το 8ο στοιχείο της Προσκοπικής μεθόδου
12:30 Οι 17 στόχοι Βιώσιμης Ανάπτυξης, του ΟΗΕ στο πρόγραμμα μας
13:15 Η Λειτουργία της Ε.Κ.Σ.
14:00 Λήξη Συνεδρίου
Παράλληλα του Συνεδρίου, θα πραγματοποιηθούν με χρήση ηλεκτρονικών μέσων:
10:00 – 11:30 Προγραμματισμός και αξιολόγηση της Περιφερειακής Εφορείας
11:30 – 13:00 Ανάδειξη Βαθμοφόρων
13:00 – 14:00 Ανάδειξη Μελών ΕΚΣ
Προεδρείο – Εφορευτική Επιτροπή
Το Προεδρείο του Συνεδρίου, θα ασκεί παράλληλα και καθήκοντα Εφορευτικής Επιτροπής, για τις Διαδικασίες Ανάδειξης
Αθηνά Δημητρακάκη, Έφορος Διοίκησης Περιφερειακής Εφορείας Δυτικής Κρήτης.
Εμμανουήλ Πετράκης, Υπαρχηγός 3ου Συστήματος Προσκόπων Χανίων
Χρυσούλα Κουταλά, Έφορος Οικονομικών & Περιουσίας Περιφερειακής Εφορείας Δυτικής Κρήτης
Συμμετοχή Βαθμοφόρων
Δικαίωμα Συμμετοχής στο Συνέδριο της Περιφερειακής Εφορείας και στη Διαδικασία Ανάδειξης έχουν οι Βαθμοφόροι των Προσκοπικών Συστημάτων και της Περιφερειακής Εφορείας και οι Αρχηγοί και Υπαρχηγοί Προσκοπικών Κέντρων που υπάγονται στη Γενική Εφορεία, οι οποίοι έχουν απογραφεί στην οικεία Περιφερειακή Εφορεία, έχουν Εντολή Διοίκησης με ημερομηνία έκδοσης (έγκριση αρμοδίου Εφόρου στο ηλεκτρονικό σύστημα e-sep) τουλάχιστον πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου και περιλαμβάνονται στον πίνακα Βαθμοφόρων, τον οποίο θα καταρτίσει η Περιφερειακή Εφορεία.
Στο ανωτέρω χρονικό διάστημα των πέντε (5) ημερών που μεσολαβεί από την κατάρτιση του πίνακα έως την πραγματοποίηση του Συνεδρίου, δεν εκδίδονται νέες Εντολές Διοίκησης και δεν εγγράφονται νέοι Βαθμοφόροι της Περιφερειακής Εφορείας στα Μητρώα του Σ.Ε.Π. Βαθμοφόροι.
Ακόμη, οι Βαθμοφόροι προκειμένου να συμπεριληφθούν στον πίνακα Βαθμοφόρων που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στο Συνέδριο και τη Διαδικασία Ανάδειξης θα πρέπει το αργότερο πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου:
• Να έχουν δηλώσει με κάθε πρόσφορο μέσο την προσωπική τους διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Προεδρείο του Συνεδρίου ή στην Περιφερειακή Εφορεία μέχρι τον ορισμό του Προεδρείου, οπότε η Περιφερειακή Εφορεία έχει την ευθύνη ενημέρωσης του Προεδρείου.
• Να έχουν απογραφεί για την τρέχουσα προσκοπική περίοδο 2020-2021, να έχουν δηλαδή εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής συνδρομής μέλους προς το Σ.Ε.Π.
• Να έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. εκ συνδρομών ως μέλη προηγουμένων Γενικών Συνελεύσεων.
• Να μην έχουν οποιαδήποτε άλλη οικονομική οφειλή προς το Σ.Ε.Π.
Συμμετοχή Μελών Ε.Κ.Σ.
Δικαίωμα Συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης έχουν τα Μέλη Ε.Κ.Σ. των Προσκοπικών Συστημάτων και της οικείας Περιφερειακής Εφορείας καθώς και των Προσκοπικών Κέντρων που ανήκουν στην οικεία Περιφερειακή Εφορεία και έχουν διορισθεί από την Εκτελεστική Επιτροπή του Δ.Σ. ή την Περιφερειακή Εφορεία, σύμφωνα με τα προβλεπόμενα, τουλάχιστον πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης και περιλαμβάνονται στον πίνακα Μελών Ε.Κ.Σ. (βλ. συν. Υπόδειγμα 7/ Πίνακας Μελών Ε.Κ.Σ. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης Μελών Γενικής Συνέλευσης) τον οποίο καταρτίζει η Περιφερειακή Εφορεία. Στο ανωτέρω χρονικό διάστημα των πέντε (5) ημερών που μεσολαβεί από την κατάρτιση του πίνακα έως την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης, δεν διορίζονται νέα Μέλη Ε.Κ.Σ.
Ακόμη, τα συμμετέχοντα μέλη Ε.Κ.Σ. προκειμένου να συμπεριληφθούν στον πίνακα Μελών Ε.Κ.Σ. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης θα πρέπει το αργότερο πέντε (5) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης:
• Να έχουν δηλώσει με κάθε πρόσφορο μέσο την προσωπική τους διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην Εφορευτική Επιτροπή της Διαδικασίας Ανάδειξης ή στην Περιφερειακή Εφορεία μέχρι τον ορισμό της Εφορευτικής Επιτροπής, οπότε η Περιφερειακή Εφορεία έχει την ευθύνη ενημέρωσης Εφορευτικής Επιτροπής.
• Να έχουν απογραφεί για την τρέχουσα προσκοπική περίοδο 2020-2021, να έχουν δηλαδή εκπληρώσει κάθε υποχρέωση καταβολής συνδρομής μέλους προς το Σ.Ε.Π.
• Να έχουν εκπληρώσει τις οικονομικές τους υποχρεώσεις προς το Σ.Ε.Π. εκ Συνδρομών ως μέλη προηγουμένων Γενικών Συνελεύσεων.
• Να μην έχουν οποιαδήποτε άλλη οικονομική οφειλή προς το Σ.Ε.Π.
Προετοιμασία – Οργάνωση – Υποβολή υποψηφιοτήτων για την ανάδειξη Βαθμοφόρων
Η Περιφερειακή Εφορεία με Ανακοίνωσή θα γνωστοποιήσει τον πίνακα με τους έχοντες δικαίωμα συμμετοχής Βαθμοφόρους τέσσερις (4) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου. Η Ανακοίνωση θα αναρτηθεί στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας www.scoutsofwestcrete.gr και θα αποσταλεί με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Συστήματα, ώστε οι Αρχηγοί Συστημάτων να ενημερώσουν αρμοδίως τους έχοντες δικαίωμα συμμετοχής Βαθμοφόρους.
Υποψηφιότητες υποβάλλονται εγγράφως προς το Προεδρείο του Συνεδρίου από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους ή προτείνονται από τρεις Βαθμοφόρους, που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στο Συνέδριο (βλ. συν. Υπόδειγμα 1/ Αίτηση Υποβολής Υποψηφιότητας Βαθμοφόρου), το αργότερο τρεις (3) πλήρεις ημέρες από την πραγματοποίηση του Συνεδρίου.
Μετά το πέρας της υποβολής των υποψηφιοτήτων και αφού έχουν ελεγχθεί ως προς τις τυπικές προϋποθέσεις, το Προεδρείο του Συνεδρίου καταρτίζει πίνακα υποψηφίων, ο οποίος δύο (2) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας, αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Προσκοπικά Συστήματα και υποχρεωτικά στην Κεντρική Διοίκηση του ΣΕΠ.
Προετοιμασία – Οργάνωση – Υποβολή υποψηφιοτήτων για τα μέλη Ε.Κ.Σ.
Η Περιφερειακή Εφορεία με Ανακοίνωσή θα γνωστοποιεί τον πίνακα με τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής μέλη Ε.Κ.Σ. τέσσερις (4) πλήρεις ημέρες πριν τη Διαδικασία Ανάδειξης. Η Ανακοίνωση αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας www.scoutsofwestcrete.gr και αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Συστήματα, ώστε οι Αρχηγοί Συστημάτων να ενημερώσουν αρμοδίως τα έχοντα δικαίωμα συμμετοχής μέλη Ε.Κ.Σ.
Υποψηφιότητες υποβάλλονται εγγράφως προς την Εφορευτική Επιτροπή από τους ίδιους τους ενδιαφερόμενους ή προτείνονται από τρία Μέλη Ε.Κ.Σ. που έχουν δικαίωμα συμμετοχής στη Διαδικασία Ανάδειξης (βλ. συν υπόδειγμα αρ. 3/Αίτηση Υποβολής Υποψηφιότητας Μέλους Ε.Κ.Σ.), το αργότερο τρεις (3) πλήρεις ημέρες από την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης.
Μετά το πέρας της υποβολής των υποψηφιοτήτων και αφού έχουν ελεγχθεί ως προς τις τυπικές προϋποθέσεις, η Εφορευτική Επιτροπή καταρτίζει πίνακα υποψηφίων, ο οποίος δύο (2) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση της Διαδικασίας Ανάδειξης αναρτάται στον δικτυακό τόπο της Περιφερειακής Εφορείας, αποστέλλεται με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στα Προσκοπικά Συστήματα και υποχρεωτικά στην Κεντρική Διοίκηση
Δικαίωμα Ανάδειξης Βαθμοφόρων
Για την ανάδειξή τους ως Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση δικαιούνται να υποβάλλουν υποψηφιότητα οι Βαθμοφόροι οι οποίοι κατά την ημέρα υποβολής της υποψηφιότητας πληρούν τα προσόντα της παραγράφου «Συμμετοχή» της παρούσης ανακοίνωσης και επιπλέον:
• Έχουν ελληνική ιθαγένεια,
• Δεν βαρύνονται με συμπεριφορά που αντιβαίνει στις Αρχές του Σ.Ε.Π.,
• Έχουν διετή, τουλάχιστον, θητεία Βαθμοφόρου και
• Έχουν βεβαιωτικό επιτυχούς παρακολούθησης Σχολής Βασικής Εκπαίδευσης ή έχουν ολοκληρώσει επιτυχώς τον Κύκλο Μεθοδολογίας ή τον Κύκλο Ηγεσίας Ενηλίκων.
Δικαίωμα Ανάδειξης Μελών Ε.Κ.Σ.
Για την ανάδειξη των Μελών Ε.Κ.Σ. – Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση δικαιούνται να υποβάλλουν υποψηφιότητα τα Μέλη Ε.Κ.Σ. που κατά την ημέρα υποβολής της υποψηφιότητας πληρούν τα προσόντα της παραγράφου (Συμμετοχή) της παρούσης και επιπλέον:
• Έχουν ελληνική ιθαγένεια,
• Δεν βαρύνονται με συμπεριφορά που αντιβαίνει στις Αρχές του Σ.Ε.Π.,
• Έχουν διετή, τουλάχιστον, θητεία ως Μέλη Ε.Κ.Σ. Συστημάτων ή Εφορειών ή Προσκοπικών Κέντρων, με ισχύοντα διορισμό κατά το τελευταίο έτος προ της ημερομηνίας ανάδειξης.
Διεξαγωγή του Συνεδρίου και της Διαδικασίας Ανάδειξης των Βαθμοφόρων και των Μελών Ε.Κ.Σ.
Το Συνέδριο της Περιφερειακής Εφορείας διεξάγεται με τηλεδιάσκεψη και διευθύνεται από το Προεδρείο, το οποίο ασκεί παράλληλα καθήκοντα Εφορευτικής Επιτροπής για τη Διαδικασία Ανάδειξης Μελών Γενικής Συνέλευσης.
Θέματα διαδικαστικά, που αναφύονται κατά τη διάρκεια της ψηφοφορίας, αντιμετωπίζονται από το Προεδρείο και σε περίπτωση ενστάσεως το θέμα επιλύεται από το Προεδρείο τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή.
Παρακαλώ για την όσο είναι δυνατόν μεγαλύτερη συμμετοχή, επειδή αναβολή του Συνεδρίου λόγω μη απαρτίας, αποκλείεται.
Ανάδειξη Εκπροσώπων Βαθμοφόρων και Μελών Ε.Κ.Σ.
Ο αριθμός των προς ανάδειξη Βαθμοφόρων έχει γνωστοποιηθεί με την Εγκύκλιο Γ.Ε. 15/1.10.2020 και για την Περιφερειακή Εφορεία Δυτικής Κρήτης είναι επτά (7) Βαθμοφόροι και ένα (1) Μέλος Ε.Κ.Σ..
Η ψηφοφορία για την ανάδειξη των Εκπροσώπων της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση είναι μυστική και θα διεξαχθεί μέσω της ηλεκτρονικής εφαρμογής «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με την υποστήριξη της Κεντρικής Διοίκησης υπό τον ρόλο του «Διαχειριστή».
Κάθε Βαθμοφόρος και Μέλος Ε.Κ.Σ. που έχει δικαίωμα ψήφου θα λάβει τρεις (3) πλήρεις ημέρες πριν την πραγματοποίηση του Συνεδρίου μήνυμα (email) στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που περιλαμβάνεται στον Πίνακα Βαθμοφόρων και των πίνακα Μελών Ε.Κ.Σ. που κατήρτισε η Περιφερειακή Εφορεία και απέστειλε στην Κεντρική Διοίκηση, στο οποίο θα περιέχεται ένας προσωπικός και απόρρητος σύνδεσμος για τον ιστότοπο του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», η ακριβής ημερομηνία πραγματοποίησης της ηλεκτρονικής ψηφοφορίες και οι ώρες διάρκειάς της. Εφόσον κάποιος Βαθμοφόρος ή μέλος Ε.Κ.Σ. που έχει δικαίωμα ψήφου δεν λάβει το συγκεκριμένο μήνυμα (email) τη συγκεκριμένη ημέρα, θα πρέπει να επικοινωνήσει άμεσα με το Προεδρείο του Συνεδρίου.
Η διαδικασία υποβολής της ψήφου ξεκινά ακολουθώντας τον σύνδεσμο που θα λάβει κάθε ψηφοφόρος, μετά την έναρξη της διαδικασίας της ψηφοφορίας την προκαθορισμένη ημέρα και ώρα. Στην οθόνη του ψηφοφόρου εμφανίζεται ένα εισαγωγικό σημείωμα που περιγράφει τη διαδικασία υποβολής ψήφου. Η διαδικασία αποτελείται από δύο βήματα, την καταχώριση των προτιμήσεων του ψηφοφόρου και την υποβολή του ψηφοδελτίου. Στο βήμα της επιλογής, εμφανίζεται στην οθόνη το ψηφοδέλτιο καθώς και οι απαραίτητες πληροφορίες και οδηγίες και ο ψηφοφόρος καταχωρεί τις επιλογές του. Κάθε ψηφοφόρος έχει δικαίωμα να εκφράσει την προτίμηση του για τόσους υποψήφιους όσους η Περιφερειακή Εφορεία του δικαιούται να αναδείξει, εκτός μιας θέσης που καταλαμβάνει αυτοδικαίως ο αναδεδειγμένος Περιφερειακός Έφορος. Όταν ολοκληρώσει τη διαδικασία της επιλογής, ο ψηφοφόρος προχωρά στην υποβολή του ψηφοδελτίου. Το σύστημα αποστέλλει αυτόματα ηλεκτρονικό μήνυμα (email) στον ψηφοφόρο επιβεβαιώνοντας την καταχώριση της ψήφου, το οποίο ο ψηφοφόρος οφείλει να φυλάξει, καθώς είναι απαραίτητο για την υποβολή και επεξεργασία τυχόν ενστάσεων.
Σημειώνεται ότι ο διαχειριστής της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας (Κεντρική Διοίκηση) είναι επιφορτισμένος με την προεργασία αυτής και δεν έχει τη δυνατότητα να δει τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων. Τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής είναι επιφορτισμένα με την εκκίνηση της ηλεκτρονικής ψηφοφορίας μέσω των προσωπικών κωδικών τους που θα λάβουν ως μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής και για την αποκρυπτογράφηση των ψηφοδελτίων και εξαγωγή των αποτελεσμάτων, η οποία γίνεται αυτόματα μέσω του συστήματος «Ψηφιακή Κάλπη ΖΕΥΣ», με τη χρήση των προσωπικών κωδικών των μελών της Εφορευτικής Επιτροπής. Ομοίως, τα μέλη της Εφορευτικής Επιτροπής δεν έχουν τη δυνατότητα να δουν τις προτιμήσεις των ψηφοφόρων.
Για οποιοδήποτε πρόβλημα ανακύψει κατά τη διαδικασία της ψηφοφορίας, οι ψηφοφόροι μπορούν να επικοινωνούν με τον διαχειριστή της ψηφοφορίας στην ηλεκτρονική διεύθυνση που αναφέρεται στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (email) που θα λάβουν.
Μετά το πέρας της ψηφοφορίας, η Εφορευτική Επιτροπή επικυρώνει την ηλεκτρονική καταμέτρηση των ψήφων, καταρτίζει τον Πίνακες των αναδειχθέντων Βαθμοφόρων – Εκπροσώπων και Μελών Ε.Κ.Σ. της Περιφερειακής Εφορείας στη Γενική Συνέλευση του Σ.Ε.Π., κατά τη σειρά επιτυχίας τους και συντάσσει τα σχετικά Πρακτικά. Σε περίπτωση ισοψηφίας διενεργείται από την Εφορευτική Επιτροπή κλήρωση για τον καθορισμό της σειράς όσων ισοψήφησαν, η οποία αναφέρεται στο Πρακτικό.
Με Προσκοπικούς χαιρετισμούς
Ιωάννης Κ. Δεληγιαννάκης
Περιφερειακός Έφορος
